В соответствии выделение запятыми. Как составить сопроводительное письмо к документам

Самой распространенной разновидностью деловых писем являются письма-просьбы и письма-запросы. Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. Письма-запросы – для получения каких-либо сведений официального характера или документов. В каких ситуациях они составляются? Как правильно изложить суть просьбы или запроса?

В системе документных коммуникаций деловые письма – самые массовые документы, а среди деловых писем самой распространенной разновидностью являются письма-просьбы и письма-запросы. Как их правильно составить и оформить? Это важно знать всем секретарям.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы, например:

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 г. Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении Ассоциации плодоовощных хозяйств льготного кредита в сумме 600 млн руб. на закупку цитрусовых у фирмы “Импорт – экспорт” для реализации в Москве и других городах России.

Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения, в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма):

В связи с тем что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района, // убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации. В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции // просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол”.

Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла, например:

Убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации // в связи с тем, что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района. Просим Вас предоставить информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол” // в связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции.

Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование – заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам, поэтому более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела. Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в тех случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение, иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях. Схематически такую ситуацию можно представить следующим образом:

Письмо, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части: введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию), обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой), заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //):

По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта – апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.

Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:

Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.

В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:

Прошу Вас рассмотреть вопрос о…, Прошу Вас предоставить информацию о… и др.

В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и др.

Например:

В связи с незначительным потреблением газа котельной комбината № 4 (менее 3,5 млн куб. м в год) просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2005–2006 г. Одновременно просим ПО “Мосгорхлебопродукт” совместно с АО “Мосэнерго” рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 4 в отопительном сезоне 2006–2007 г. к системе централизованного теплоснабжения.

Письмо-запрос – это фактически разновидность письма-просьбы. Как правило, запросы составляются в целях получения каких-либо сведений официального характера или документов. В коммерческой деятельности запрос – это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг). В целом, письма-запросы составляются по тем же правилам, что и письма-просьбы, например:

В соответствии с п. 10 постановления Правительства Российской Федерации от 20.05.94 № 498 “О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий” просим Вас сообщить нам данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО “Московский хлебозавод № 18”, расположенного по адресу: ул. Никитинская, д. 45 В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим сообщить дату и способ продажи.

В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг); условия, на которых автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуг; цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки… Просим сделать предложение на поставку… Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.

Например:

Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели AS-200 в количестве 150 шт. в течение февраля – марта 2005 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.

Реакцией организации-корреспондента на письмо-просьбу или запрос является письмо-ответ, которое может быть согласием или отказом. В коммерческой деятельности ответ на запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующем покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Письма-просьбы и письма-запросы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту (если текст письма более 4–5 строк), текст, подпись, отметка об исполнителе. Все деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем.

В соответствии или в соответствие: все решает смысл

"Скажите, а как вы бы написали в словосочетании «в соответстви…) «и» или «е»?
Такой вопрос возникает порой даже у людей, знающих неплохо законы правописания.
Что делать, как правильно написать в соответствии или в соответствие? Давайте разбираться.

Что говорят правила

Если в двух словах ответить на этот простой вопрос, то можно сказать коротко – это два разных содержания, смысла. А потому и написание их разнится, оно неодинаково – в одной ситуации пишется «е» в конце, а в другой – «и». Поскольку существуют четкие правила русского языка, то эти 2 выражения будут писаться так, как диктует смысл каждого из них . Чтобы правильно их писать в текстах, надо определиться с речевыми ситуациями, где они уместны.

Что означают слова

Лексически слово соответствие, соответствующий и пр. значит соотношение между чем-то, выражая согласованность в некоторых характеристиках, то есть речь: о месте, о времени и пр.

Когда пишем «в соответствии»

Выражение «в соответствии» пишут в случаях, когда действие должно совпадать с тем или иным требованием, например, к поведению, или человек принимает решение, или должен выполнять какие-то действия.

Пример
Жизнь в соответствии с монашескими правилами нелегка.
Комиссия решила обследовать трубопровод в соответствии с мнением каждого члена.

Выражение «в соответствии» - наречный предлог, образовавшийся от слова «соответствие».
Его используют в предложениях в роли служебной части речи, несмотря на частичное
сохранение обстоятельственного значения.

Пример
Придя в чужой дом, ведите себя в соответствии с установленными в нем правилами (вопрос: как вести себя? и ответ: в соответствии с установленными правилами.)
Матросы действовали в соответствии с указаниями метслужбы (вопрос: как действовали? – ответ: в соответствии с указаниями)

Когда пишем «в соответствие»

Выражение «в соответствие» предполагает приведение к стандарту, исправлению, сделать лучше
то, что должно удовлетворять те или иные устойчивые нормы общего порядка.

Пример
Приведение своих потребностей в соответствие с возможностями избавит вас от жизни за чужой счет.
Приведя дело в соответствие с инструкцией, мастер смог отчитаться без проблем.

То есть, если говорить о морфологических признаках, то это существительное с предлогом в
винительном падеже. «Е» пишется в конце слова, потому что форма этого падежа слова «соответствие» совпадает с формой именительного.

Что же касается синтаксической роли предложно-именного сочетания, то оно является прямым
дополнением.

Резюме

Выражение с окончанием «е», состоящее из существительного и предлога, играет роль дополнения (надо что-то привести «в соответствие»; включает определение к существительному:

«привести в соответствие»).

Выражение с «и» - это наречный предлог, который в чем-то сохранил обстоятельственное значение (он указывает на соотношение действий; неделимое целое, в которое не введешь дополнительный

языковый элемент).

В соответствии с

предлог

Обстоятельственные обороты «в соответствии с + существительное» могут выделяться знаками препинания (запятыми). Подробнее о факторах, влияющих на расстановку знаков препинания, см. в Приложении 1. ()

Ровно в три часа , в соответствии с трудовым законодательством, принес ключи доктор наук Амвросий Амбруазович Выбегалло. А. и Б. Стругацкие, Понедельник начинается в субботу. Процесс сбора материала в соответствии с жанром документальной литературы требует активной роли автора, определяющего проблемно суть произведения. С. Алексиевич, Цинковые мальчики. Бог и фамилию ей определил в соответствии с материей – Силакова. В. Астафьев, Печальный детектив.

Словарь-справочник по пунктуации. - М.: Справочно-информационный интернет-портал ГРАМОТА.РУ . В. В. Свинцов, В. М. Пахомов, И. В. Филатова . 2010 .

Смотреть что такое "в соответствии с" в других словарях:

Декларация о соответствии - В Викитеке есть тексты по теме … Википедия

декларация о соответствии - документ, удостоверяющий соответствие выпускаемой в обращение продукции требованиям технических регламентов; Источник …

ГОСТ Р 54009-2010: Оценка соответствия. Применение знаков, указывающих о соответствии - Терминология ГОСТ Р 54009 2010: Оценка соответствия. Применение знаков, указывающих о соответствии оригинал документа: 3.5 декларант: Заявитель, принявший декларацию о соответствии и зарегистрировавший ее в установленном порядке. Определения… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

заявление поставщика о соответствии - 01.02.51 заявление поставщика о соответствии [ implementation conformance statement; ICS]: Заявление, сделанное поставщиком о соответствии предмета поставки установленным спецификациям, в котором указывается детальная информация о реализованных… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

свидетельство о соответствии протокольной реализации - Краткое изложение возможностей испытуемой системы. Примечание. Свидетельство о соответствии протокольной реализации (PICS) содержит информацию по ACSI. Как правило, эта информация может касаться дополнительных опций, специальных ограничений или… … Справочник технического переводчика

заявка о соответствии реализации - 2.1.13 заявка о соответствии реализации; ЗСР: Заявка, подготовленная поставщиком реализации или информационно технологической системы, декларирующая соответствие одному или нескольким техническим требованиям, определяющая, какие возможности… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

знак, указывающий о соответствии - 3.1 знак, указывающий о соответствии: Обозначение, применяемое для доведения до приобретателя и других заинтересованных сторон информации о соответствии объекта установленным требованиям и о проведенном подтверждении соответствия этого объекта… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Корректировка отметок в соответствии с существующими сооружениями. - 4.05.5. Корректировка отметок в соответствии с существующими сооружениями. Перед укладкой поверхностного слоя бетонного раствора следует откорректировать отметки укладки металлических рам и решеток. Рамы, решетки и крышки демонтируются и… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

В Соответствии С и В Соответствии Со - предлог 1. с твор. пад. Употр. при указании на то, что выступает в качестве: 1) основания действия, что является для действия определяющим фактором; соответственно чему л., согласно чему л., сообразно с чем л. и 2) причины действия, что… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

заявление о соответствии - 4.18 заявление о соответствии: Заявление о соответствии исследуемого объекта определенным требованиям.

Как правильно следует писать: в соответствии или в соответствие? Ответ на этот вопрос вы найдете в данной статье.

Общая информация

О том, как пишется: в соответствии или в соответствие, - знает далеко не каждый. Следует отметить, что обе представленные лексические единицы имеют полное право на существование. Однако их использование на письме зависит полностью о того, в каком именно контексте они встречаются и какой смысл требуется получить. Ведь, хоть данные слова и очень схожи между собой, их написание, а также смысл значительно различаются. И для того чтобы не допустить ошибок в выборе того или иного окончания, следует разобраться, в каких именно их уместно применять.

Что общего?

Прежде чем понять, как пишется «в соответствии», следует рассказать о том, что лексический ряд «соответственный», «соответствовать» и «соответствие» имеет одно общее значение, которое выражает соотношение между чем-либо, согласованность в тех или иных характеристиках, а также совпадение по месту, времени или другим признакам.

Но перед тем как использовать это слово в предложении, следует учесть его индивидуальное и узконаправленное значение. Более того, чтобы понять, как правильно пишется: в соответствии или в соответствие, - необходимо определить ту часть речи, к которой относятся данные слова.

Наречный предлог

Слово с окончанием на -и представляет собой наречный предлог, который образуется от имени существительного «соответствие». Как правило, в предложении такая лексическая единица применяется в качестве служебной части речи. Однако нередко в тексте оно сохраняет в себе обстоятельственное значение.

Так как будет правильно: в соответствии или в соответствие? Если данное выражение употребляется тогда, когда речь идет о каком-либо действии, которое должно полностью совпадать с теми или иными требованиями к принятию решений, поведению, выполнению определенных функций, то необходимо использовать лишь первый вариант. Приведем наглядный пример:

«В обществе следует вести себя в соответствии со сложившимися правилами этикета». В данном предложении к проверяемому слову можно задать вопрос «как?» - в соответствии со сложившимися с правилами. То есть это наречный предлог, в окончании которого следует писать букву «и».
«Действия военных координировались из штаба в соответствии с ранее установленным приказом» («как?» - в соответствии с ранее установленным приказом).
«Она действовала в соответствии с тем приказом, который ей был дан еще в штабе» («как?» - в соответствии с тем приказом).
«Жить в соответствии с принятыми нормами довольно просто» («как?» - в соответствии с принятыми нормами).
«Решение о поездке за границу было принято в соответствии с мнением всех сотрудников корпорации» («как?» - в соответствии с мнением).

В соответствии или в соответствие: как писать? Если вы имеете дело с наречным предлогом, то следует использовать только первый вариант.

Имя существительное

«Если привести свои желания в соответствие со своими возможностями, то вы никогда не будете находиться в сложном материальном положении». В данном примере проверяемое нами слово представляет собой имя существительное, которое стоит в винительном падеже. Более того, такое выражение подразумевает необходимость привести что-либо к определенному стандарту, усовершенствовать то, что должно полностью соответствовать устойчивым требованиям.

Таким образом написание буквы «е» в окончании этого слова объясняется тем, что имя существительное в винительном падеже совпадает с формой именительного. Следует также отметить, что в предложении такая лексическая единица выступает в качестве прямого дополнения.

Подведем итоги

В соответствии или в соответствие? Как правильно писать это слово в том или ином случае, мы выяснили. Но для закрепления материала предлагаем повторить, в чем же заключается разница между этими лексическими единицами:

Лексическая единица «в соответствие» состоит из имени существительного и простого предлога. В предложении данное слово выступает в качестве дополнения. Что касается выражения с окончанием на -и , то это наречный предлог, который частично сохранил в себе обстоятельственное значение.
Если необходимо привести что-то «в соответствие» с определенным стандартом, то требуется использовать существительное с предлогом. В свою очередь наречный предлог с окончанием на -и указывает на соотношение тех или иных действий.
Выражение «в соответствие» может включать в себя какое-либо дополнительное слово (в нашем случае оно выступает в качестве определения). Приведем пример: «привести в полное соответствие». Что касается наречного предлога «в соответствии», то это неделимое целое. В такую служебную часть речи невозможно ввести дополнительные элементы.