Выдача зарплаты из кассы. Выдаем зарплату из кассы: вспоминаем, как это было

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. То есть в общем случае указанный реквизит документа (расходного кассового ордера) не является обязательным к заполнению.

Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается непосредственно кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. Объяснение этому требованию представляется очевидным - передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. Из этого, в частности, вытекает, что кассир формально не имеет права принимать к исполнению ордер, представляемый получателем тех или иных сумм наличных денежных средств. На практике, если подобная ошибка допущена работником бухгалтерии (ордер передан получателю), наиболее рациональным является уточнение правильности и обоснованности выплаты сумм, указанных в документе. Осуществляется проверка посредством личного общения с бухгалтером, оформившим расходный кассовый ордер, и уточнения внесения соответствующей записи в журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В противном случае любое недоразумение (по поводу размера или обоснованности выплачиваемых сумм) может быть расценено как ошибка кассира, а выплаченная сумма - как недостача денежных средств со всеми вытекающими последствиями.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Требование об обязательном представлении документа, удостоверяющего личность, в некоторых случаях может показаться излишним - например, тогда, когда личность получателя заведомо известна кассиру. Однако данный реквизит расходного кассового ордера обязателен к заполнению (в случае, когда получатель является единственным), а при отсутствии подобного документа заполнить его не представляется возможным. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Порядок ведения кассовых операций допускает выдачу денег по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Обращаем внимание на то, что последнее требование является не рекомендательным, а обязательным. Хотя его рациональность представляется очевидной - сроки выплат по договорам гражданско-правового характера могут не совпадать с выплатой заработной платы в организации и, кроме того, корреспонденция счетов при оформлении контировок также может отличаться от обычной.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка ведения кассовых операций (с обязательным требованием предъявления документа, удостоверяющего личность, и перенесения данных из этого документа в соответствующий реквизит расходного кассового ордера). Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N___".

При расчетах с работниками наличными деньгами следует учитывать требования п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Советом директоров Банка России (протокол от 19 декабря 1997 г. N 47), в соответствии с которым предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в учреждении банка.

Таким образом, превышение остатка наличных денежных средств над суммой лимита допускается только в течение двух дней после получения денег на выплату заработной платы, выплат социального характера и стипендий (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - в течение четырех дней). Если по истечении указанного периода не все суммы начисленных выплат выданы получателям, они должны быть установленным порядком депонированы (раздаточные ведомости закрыты, а невыданные суммы выведены) и сданы по объявлению в учреждение банка.

В настоящее время данная форма расчетов по-прежнему продолжает оставаться наиболее распространенной - особенно в организациях малого и среднего бизнеса, а также в организациях, расположенных в сельской местности.

При использовании такой формы расчетов выплата начисленных сумм отражается по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 50 "Касса". Депонированные суммы списываются с дебета счета 70 в кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по депонированным суммам", а впоследствии - при осуществлении фактических выплат - с дебета счета 76 в кредит счета 50.

Например, работникам организации за вторую половину мая месяца начислена заработная плата на общую сумму 300 000 руб. В течение выплатного периода (5-7 июня) через кассу организации выдано 275 000 руб. Невыданные суммы депонированы и выданы 15 июня.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки (проводки, которыми отражается начисление и удержание НДФЛ и ЕСН не приводятся, как не относящиеся к рассматриваемой теме):

Дебет 50 Кредит 51 "Расчетные счета" - 300 000 руб. - на сумму денежных средств, полученных в банке для выплаты заработной платы.

Дебет 70 Кредит 50 - 275 000 руб. - на сумму произведенных выплат. Дебет 70 Кредит 76 - 25 000 руб. - на сумму депонированной заработной платы.

Дебет 51 Кредит 50 - 25 000 руб. - на сумму наличных денег, сданных в банк по объявлению.

Дебет 50 Кредит 51 - 25 000 руб. - на сумму наличных денег, полученных для выплаты депонированных сумм.

Дебет 76 Кредит 50 - 25 000 руб. - на сумму произведенных выплат.

Осуществляется кассиром, однако если такой должности в штате нет ввиду малого размера предприятия, или его территориальной удаленности, заниматься этим может любой сотрудник, назначенный руководителем. Делается это с помощью приказа с обязательной подписью ознакомленного работника.

Как оформляется выдача заработной платы

Денежное вознаграждение за проделанную работу выдается в рублях. В соответствии с может устанавливаться иные формы. Однако следует помнить о том, что выдача заработной платы должна быть на 80% в денежном выражении .

Кроме того, действует запрет на использование для оплаты наркотических и спиртных веществ, боеприпасов и других веществ, исключенных из свободного оборота.

Как осуществляется выдача заработной платы из кассы

Через кассу может производиться как за счет выручки, так и быть снята с расчетного счета. Если выбирается второй вариант необходимо в чеке указать цель - выдача заработной платы. Полученные денежные средства оформляются приходным кассовым ордером, а выплаты расходными кассовыми ордерами , это стандартные формы для ведения бухгалтерского учета. Подписывать их должен руководитель (директор организации, главный бухгалтер) и кассир, или лицо его замещающее.

В настоящее время центральный банк больше не устанавливает лимит денежной суммы в кассе , это делает руководитель. Кроме того выдача заработной платы через кассу может проводиться в течение 5 дней, а не трех, как это было раньше. В эти дни возможны переизбытки кассового лимита.

Перед выплатой заработной платы кассир должен проверить следующие пункты в поступивших документах:

Суммы денежных средств прописью и цифрами должны быть одинаковыми.
Должны присутствовать подписи главного бухгалтера и руководителя.
Правильность заполнения документов и отраженной в них информации.
Соответствие ФИО при выдаче денежных средств данных указанных в паспорте и в платежных документах.

Выдача заработной платы из кассы работником (кассиром) идет в следующем порядке :

отсчитать необходимую денежную сумму для выдачи работнику;
дать расписаться в зарплатной ведомости работнику;
произвести совместный просчет денежной суммы с работником;
отдать заработную плату работнику.

На общую сумму ведомости делается расходный кассовый ордер . Можно производить выплаты и без ведомости, в этом случае на каждого из работников составляется расходный кассовый ордер.

Если по истечении 5 дней деньги работником не были получены в зарплатной ведомости , напротив его фамилии ставится оттиск «депонировано». Далее просчитывается итог выданной суммы по ведомости, и эта сумма ставится в графу «выдано». Остаток денежной суммы с фамилиями работников отдается на сверку бухгалтеру, после чего депонированная заработная плата зачисляется обратно на расчетный счет.

Если работник обратится за депонированной заработной платой , ее могут выплатить вместе со следующей заработной платой, авансом или иной другой день, установленный на предприятии. Порядок выдачи подобных сумм декларируется положением внутри предприятия. Обычно работнику необходимо заполнить заявление. Обычно депонированную заработную плату можно получить в течение трех лет.

Выдача заработной платы осуществляется кассиром, однако если такой должности в штате нет ввиду малого размера предприятия, или его территориальной удаленности, заниматься этим может любой сотрудник, назначенный руководителем. Делается это с помощью приказа с обязательной подписью ознакомленного работника.

Денежное вознаграждение за проделанную работу выдается в рублях.

В соответствии с трудовым договором может устанавливаться иные формы. Однако следует помнить о том, что выдача заработной платы должна быть на 80% в денежном выражении .

Как осуществляется выдача заработной платы из кассы

Выплата зарплаты через кассу может производиться как за счет выручки, так и быть снята с расчетного счета. Если выбирается второй вариант необходимо в чеке указать цель — выдача заработной платы. Полученные денежные средства оформляются приходным кассовым ордером, а выплаты расходными кассовыми ордерами , это стандартные формы для ведения бухгалтерского учета. Подписывать их должен руководитель (директор организации, главный бухгалтер) и кассир, или лицо его замещающее.

Перед выплатой заработной платы кассир должен проверить следующие пункты в поступивших документах:

Суммы денежных средств прописью и цифрами должны быть одинаковыми.
Должны присутствовать подписи главного бухгалтера и руководителя.
Правильность заполнения документов и отраженной в них информации.
Соответствие ФИО при выдаче денежных средств данных указанных в паспорте и в платежных документах.

Выдача заработной платы из кассы работником (кассиром) идет в следующем порядке :

отсчитать необходимую денежную сумму для выдачи работнику;
дать расписаться в зарплатной ведомости работнику;
произвести совместный просчет денежной суммы с работником;
отдать заработную плату работнику.

Остаток денежной суммы с фамилиями работников отдается на сверку бухгалтеру, после чего депонированная заработная плата зачисляется обратно на расчетный счет.

Можно ли выдать зарплату через подотчетника

Нас иногда спрашивают: а что будет, если зарплату сотрудникам выдать через подотчетника (то есть сначала предназначенные для выплаты зарплаты деньги выдать под отчет сотруднику, а потом он раздаст их другим работникам)? Такой вопрос возникает, например, в ситуации, когда нужно выдать зарплату сотрудникам, работающим в командировке, на отдаленной стройке, на полевых работах, находящимся дома на больничном и т.д., то есть когда через кассу это сделать невозможно.

Отвечаем: выдавать зарплату через подотчетное лицо рискованно. Потому что под отчет деньги (как наличными, так и перечислением на карту) выдают только для того, чтобы за пределами организации расплачиваться со сторонними юридическими и физическими лицами за приобретаемые у них от имени компании товары, работы и услуги. А зарплату наличными должен выдавать только кассир и только по расчетной или расчетно-платежной ведомости <1>.

Все операции с наличными в организации должны проходить через кассу и записываться в кассовую книгу. И если какие-то операции — не только приходные, но и расходные — прошли через подотчетника и, соответственно, записи о них в кассовую книгу не попали, то это считается неоприходованием наличных <2>. За это положен штраф <3>.

Оштрафовать могут в течение 2 месяцев со дня совершения нарушения <4>.

Как же быть? Кто выдаст зарплату работникам, у которых нет возможности получить деньги в кассе организации? Конечно, самый удобный способ выдачи зарплаты сотрудникам, работающим там, где у организации нет кассы, — перечисление денег на их счета (зарплатные карты). Но, увы, далеко не всегда люди на это согласны, особенно если трудятся они в такой местности, где банкоматы и отделения банков — редкость.

Остаются следующие варианты.

Вариант 1. Отправить к работникам кассира, чтобы он выдал им зарплату. Прежний Порядок ведения кассовых операций допускал выдачу зарплаты через раздатчиков — работников, не являющихся кассирами. Нынешнее Положение о них не упоминает, но предусматривает, что деньги для раздачи зарплаты работникам один кассир — старший — может выдать другим кассирам <5>.

Можно временно назначить кассиром и работника, которому вы собирались выдать зарплатные деньги под отчет, специально для того, чтобы он мог их раздать сотрудникам.

Деньги на зарплату кассир должен забрать из кассы по подписанному руководителем РКО. Заявление о получении денег директору писать не нужно, ведь это не выдача под отчет <6>. Номер РКО впишите в платежную (расчетно-платежную) ведомость. Раздав зарплату, кассир подпишет ведомость в строке "выплату произвел". Если часть сотрудников получит зарплату из кассы, а часть — от кассира-раздатчика, составьте две отдельные ведомости.

Если наличные кассиру-раздатчику выдаст старший кассир, можно оформить это не РКО, а записью в форме КО-5 <7>. А РКО составить потом, на основании подписанной работниками ведомости <8>.

Вариант 2. Работники выдадут доверенности на получение зарплаты другому сотруднику , например бригадиру, который получит деньги в кассе и затем раздаст им <9>. Этот сотрудник и распишется в платежной ведомости за каждого. Перед подписью кассир должен написать "по доверенности", а саму доверенность либо ее копию (если она многоразовая) приложить к РКО. За вручение денег работникам организация в этом случае ответственности не несет. За то, чтобы они попали к работникам в целости и сохранности, отвечает тот, кому выдали доверенности.

Или работники выдадут доверенности на получение зарплаты своим родственникам , у которых есть возможность получить деньги в кассе организации. Доверенности может заверить работодатель, то есть к нотариусу ходить не нужно. Для этого пусть работники напишут доверенности заранее.

Вариант 3. Отправить зарплату почтовым либо банковским переводом. Расходы на перевод несет организация, ведь это именно ее обязанность — обеспечить своевременную выдачу зарплаты работникам. Кроме того, работник может написать директору заявление о перечислении зарплаты на банковский счет любого человека.

* * *

Как видим, позаботиться о том, чтобы правильно оформить выдачу зарплаты, не так уж сложно — проще, чем платить штраф.

<1> Пункты 4.2, 4.6 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение).
<2> Пункт 6.1 Положения.
<3> Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
<4> Статья 4.5 КоАП РФ.
<5> Пункт 4.6 Положения.
<6> Пункт 4.4 Положения.
<7> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
<8> Пункт 4.6 Положения.
<9> Пункт 4.2 Положения.

Н.А.Мартынюк

Эксперт по налогообложению

Порядок выдачи заработной платы и других выплат из кассы организации

Предыдущая3456789101112131415161718Следующая

Сумма выдачи наличных денег, предназначенные для выплаты заработной платы, в т.ч. депонированной, пособий и других выплат, устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости.

Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости.

Заработная плата из кассы организации выдается в сроки, установленные в правилах внутреннего трудового распорядка на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором, не реже чем каждые полмесяца.

Выдача заработной платы в установленные сроки по расходным ордерам не предусмотрена и является нарушением кассового документооборота.

Зарплата и прочие суммы, выплачиваемые в межрасчетный период отдельным работникам (отпускные суммы, компенсации при увольнении, материальной помощи, пособия по беременности и родам и т.п.), могут оформляться расходными кассовыми ордерами без формирования ведомости.

Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, пособий и другим выплатам не может превышать 5-ти рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.

При получении ведомости кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.

Кассир получает деньги в обслуживающем банке по денежному чеку, подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает ведомость каждому сотруднику для подписания. Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за его действиями. Выдача наличных производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в ведомости.

Работник пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

Кассир не принимает от работника претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

При выдаче зарплаты по доверенности кассир в ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, делает запись «по доверенности». Доверенность или ее копия, заверенная в порядке, установленном работодателем, прилагается к ведомости.

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат зарплаты, и других выплат, кассир должен:

– в ведомости проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги;

– сверить указанные суммы с итоговой суммой в ведомости;

– проставить свою подпись на ведомости;

– передать ведомость для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).

При выдаче заработной платы в организации наличными может использоваться книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств через раздатчиков. В этом случае при получении денег согласно ведомости для выдачи зарплаты своему подразделению раздатчик распишется в книге учета денежных средств на срок, установленный в ведомости, а затем еще раз – при наличии остатка при сдаче денег в кассу. В ведомостях, выданных кассиром раздатчикам, каждым работником проставляется подпись, и раздатчики передают кассиру ведомости.

Выплата зарплаты наличными из кассы - 2018 является одним из официальных способов выдачи средств работникам предприятия. Как и безналичный перевод на карту сотрудника, этот вариант предусмотрен ст. 136 Трудового кодекса РФ. Ниже рассмотрены основные моменты, касающиеся выплаты заработной платы наличными через кассу предприятия: правила, сроки, сопутствующие документы, отражение в бухгалтерском учете. Также дается ответ на вопрос, как осуществляется выплата зарплаты иностранцу - наличными или на карту.

Можно ли получать зарплату через кассу: правила выдачи

Правила выплаты заработной платы сотрудникам организации, определяющие порядок, формы, сроки, места выдачи, прописываются в локальных нормативных актах (ст. 131 и 136 ТК РФ). Такими документами могут считаться коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Дополнительно правила выдачи зарплаты закрепляются в трудовом договоре.

Можно ли получать зарплату наличными? В соответствии с действующим законодательством оплата труда сотрудника может производиться в денежном или натуральном выражении. Выдача наличных денежных средств в этих целях осуществляется по месту исполнения работником его должностных обязанностей. В день, когда работодатель должен выплатить зарплату наличными, необходимо, чтобы в кассе организации имелась требуемая денежная сумма.

По закону существует 2 источника наличных средств, которые предприятие может использовать для выплаты зарплаты:

Банковский расчетный счет организации. Снятие средств на зарплату выполняет уполномоченное лицо, на имя которого выписан чек для данного действия (например, кассир). В этом документе должна быть прописана цель — выплата заработной платы.
Наличные деньги, которые поступили в кассу, за исключением денежных средств, принятых от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, в частности сумм, полученных по посредническим договорам, например при комиссионной торговле, оплате услуг в пользу операторов мобильной связи и пр. (п. 3 указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У).

Кому запрещена выплата зарплаты наличными. Как оплачивать труд иностранцев

В некоторых случаях государство устанавливает запрет на выплату заработной платы наличными. Его нарушение может привести к наложению штрафных санкций на работодателя. На законодательном уровне установлено, что все расчеты с гражданами иностранных государств относятся к валютным операциям. Поэтому оплата труда нерезидентов должна производиться только безналичным способом — на банковскую карту. Заключая трудовой договор с иностранцем, в нем следует указать, каким образом будет выполняться выдача зарплаты (перевод на счет в банке).

В 2018 году не запрещена выплата зарплаты наличными работникам государственных и муниципальных учреждений. Закон «О внесении изменений в Федеральный закон “О национальной платежной системе”» от 01.05.2017 № 88-ФЗ вступил в силу с 01.07.2018. Этим документом предусмотрена оплата труда сотрудников указанных бюджетных организаций путем перевода на карты национальной платежной системы «Мир». В случае отказа работника от получения заработной платы на карту «Мир» ее можно выплачивать из кассы учреждения.

Дата выдачи заработка через кассу

Сроки выплаты заработной платы через кассу не отличаются от сроков безналичного перевода на банковские карты работников. Законодательно не установлена точная дата выдачи денежных средств, но закреплен крайний срок — не позднее 15 календарных дней с даты, когда окончился период начисления зарплаты.

Таким образом, не позднее 30-го числа текущего месяца работникам должен быть выдан аванс, а оставшаяся часть выдается в следующем за расчетным периодом месяце, не позднее 15-го числа.

Не знаете свои права?

Эти правила распространяются одинаково на всех работодателей. Даже если работники по собственному желанию захотят сдвинуть сроки или получать заработок в виде одной суммы ежемесячно, делать это незаконно.

Если дата выплаты заработной платы выпадает на выходной или праздничный день, ее следует выдать в предшествующий день.

Как осуществляется выдача заработной платы через кассу

Заработная плата выплачивается:

по расходным кассовым ордерам (форма КО-2);
расчетно-платежным ведомостям (форма Т-49);
платежным ведомостям (форма Т-53).

Независимо от того, по какому из этих документов выплачиваются заработанные работниками средства через кассу, алгоритм остается одинаковым:

Руководитель, главный бухгалтер и другие уполномоченные лица должны подписать документы на выдачу средств. Затем кассир принимает эти бумаги для исполнения.
При получении ведомости или РКО кассир обязан проверить наличие всех необходимых подписей, а также выполнить проверку соответствия сумм в числовом и прописном вариантах.
Наличные средства выдаются непосредственному получателю, который указан в РКО или ведомости. Для его идентификации кассир должен попросить документ, удостоверяющий личность. Если деньги за сотрудника получает иное лицо, дополнительно должна быть предъявлена официальная доверенность.
Кассир подготавливает сумму наличности, которая подлежит выдаче, и передает расчетный документ получателю для подписи.
Подготовленная сумма должна быть пересчитана кассиром таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за этим действием. Выдача осуществляется поштучным пересчетом купюр и монет. После этого получатель должен пересчитать полученные средства при кассире.
Если выдача выполняется по РКО, кассир должен поставить свою подпись.

Выплата заработка через кассу: проводка

Если осуществляется выдача заработной платы наличными через кассу, в бухучете выполняется следующая проводка: Дт 70 Кт 50. Средства для этих целей могут находиться в кассе в течение 5 рабочих дней независимо от установленного лимита наличности. За этот период выполняются все расчетные операции с наемными работниками.

Депонированная зарплата выдается сотруднику по расходно-кассовому ордеру (форма КО-2) в соответствии с п. 6.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Данная операция отражается проводкой: Дт 76.4 Кт 70.1. Счет 76 имеет субсчет «Расчеты по депонированным суммам», который используется в таких случаях.

Данный порядок закреплен в действующем Плане счетов, утвержденном приказом Министерства финансов от 31.10.2000 № 94н.

Выдача заработной платы наличными: есть ли запрет по Трудовому кодексу и другие нюансы

Как было указано выше, запрет на выплату заработной платы наличными Трудовой кодекс не накладывает. Работник имеет право выбора, каким способом ему предпочтительнее получить заработанные деньги — на карту или на руки.

Ниже перечислены некоторые важные моменты при выплате зарплаты наличными:

Если зарплата выдается по ведомости, в ней следует указывать только те суммы, которые относятся к фонду оплаты труда и соцвыплатам. По отдельным РКО выдаются возмещение командировочных затрат, компенсационные выплаты за использование личного имущества, дивиденды и пр.
Средства, которые предназначены для оплаты труда и социальных выплат, могут находиться в кассе организации на протяжении 5 рабочих дней. При этом не важно, превышен лимит наличности или нет.
Не следует отражать в ведомости средства, предназначенные для выплаты физлицам, которые работают по договорам гражданско-правового характера. Если работодатель регулярно допускает эту ошибку, такие договоры могут быть переквалифицированы в трудовые, что повлечет начисление дополнительных сумм страховых взносов и административную ответственность согласно ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ.

Каждый официально трудоустроенный гражданин России вправе выбрать наиболее удобный для него способ получения зарплаты — наличными или на банковский счет. Выплата заработка наличными производится по месту работы наемного сотрудника. При этом на законодательном уровне установлен определенный алгоритм проведения данной процедуры. С 01.07.2018 выдача заработной платы работникам государственных и муниципальных учреждений может быть произведена только на пластиковую карту «Мир».

Иностранцам выплата заработной платы производится только безналичным способом (на карту получателя), так как данная операция относится к валютной.

Как выдать зарплату из кассы

Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Ответственный за выдачу зарплаты

Зарплату из кассы должен выдавать кассир (п. 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В организациях, не имеющих в штате кассира, или в подразделениях организации, расположенных в территориальной отдаленности от головного офиса (цеха, склады), руководитель может назначить любого сотрудника исполнять обязанности кассира по выплате зарплаты.

Для этого нужно:

оформить приказ о назначении сотрудника ответственным за выдачу зарплаты;
ознакомить назначенного сотрудника с его правами и обязанностями, связанными с выдачей зарплаты, под подпись.

Эти правила установлены пунктом 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример оформления приказа о назначении ответственного за выдачу зарплаты

Центральный офис ЗАО «Альфа» расположен в г. Москве. Представительство находится в г. Балашихе Московской области.

В связи с отдаленностью цеха от центрального офиса генеральный директор организации принял решение выплачивать зарплату сотрудникам этого цеха на месте. Ответственным за выдачу зарплаты назначен начальник этого представительства В.К. Волков.

Сотрудники отдела кадров подготовили приказ о возложении на начальника цеха обязанности по выдаче зарплаты. Приказ подписал генеральный директор. Волкова ознакомили с приказом и его правами и обязанностями, связанными с выдачей зарплаты, под подпись.

Документы для выдачи зарплаты

Зарплату через кассу можно выдавать:

по расчетно-платежной (платежной) ведомости;
по расходному кассовому ордеру.

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:

наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;
соответствие сумм цифрами суммам прописью;
при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру – соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если организация выдает зарплату по ведомости, применяйте ведомость по форме № Т–49 или № Т-53. Типовые формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же нужно указать определенный руководителем срок выплаты зарплаты. Срок выплаты зарплаты должен быть прописан в Правилах трудового распорядка, коллективном договоре, трудовом договоре (ст. 136 ТК РФ). Он не может превышать пяти рабочих дней с учетом дня получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.

Старший кассир выдает кассирам необходимую для выплат зарплаты сумму денег согласно ведомостям под подпись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 или по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.

Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.

После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег. Более подробно см. Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.

При выдаче зарплаты по ведомости кассир должен соблюдать следующий порядок:

подготовить необходимую для выдачи сотруднику сумму наличных денег;
передать ведомость сотруднику для подписания;
после подписания сотрудником ведомости пересчитать подготовленную сумму так, чтобы сотрудник мог наблюдать за его действиями;
выдать деньги сотруднику.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир фиксирует общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписывает ведомость. Напротив фамилий сотрудников, которые не получили зарплату, кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте один расходный кассовый ордер. Его дату и номер проставьте в ведомости. Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе с расходным ордером в отчет кассира.

Такие правила установлены пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ведомость по форме № Т-53 нужно зарегистрировать в журнале (форма № Т–53а). Типовая форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Выплата по доверенности

Если зарплату сотрудника получает другой человек, он должен предъявить доверенность. В ведомости перед подписью получателя денег кассир должен написать: «По доверенности».

Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие:

фамилии, имени, отчества получателя в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица, данным предъявленного им документа;
указанных в расходном кассовом ордере данных документа, удостоверяющего личность получателя, данным предъявленного им документа.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Такие правила установлены пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: кем может быть заверена доверенность на получение зарплаты через кассу организации

Доверенность на получение зарплаты не относится к документам, нотариальное заверение которых обязательно.

Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции (за исключением ценной), может быть удостоверена:

– организацией, в которой доверитель работает или учится;

– администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.

Такой порядок установлен пунктом 3 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ.

Человек, получивший доверенность на получение зарплаты, не может передоверить свои полномочия другому гражданину. Дело в том, что передоверие в случае получения зарплаты (иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, авторских вознаграждений, пенсий, пособий, стипендий) не допускается (п. 5. ст. 187 ГК РФ).

От имени организации, где работает сотрудник, доверенность на получение зарплаты может заверить руководитель организации либо иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями (ст. 53, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Кроме того, руководитель может передать свои полномочия другому человеку по доверенности в простой письменной форме (ст. 187 ГК РФ, ст. 42 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Бухучет

При выдаче зарплаты наличными деньгами в бухучете сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 50
– выплачена зарплата из кассы.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 70).

Выплата депонированной зарплаты

Ситуация: как выплатить сотруднику депонированную зарплату

Сотрудник, желающий получить депонированную зарплату, должен уведомить об этом организацию в устной либо письменной форме.

На выплату зарплаты (в т. ч. депонированной) можно использовать как деньги, полученные в банке, так и свою выручку. Подробнее об этом см. Из каких источников можно взять наличные для выплаты зарплаты.

Специальный срок для выплаты депонированной зарплаты законодательством не установлен. По общему правилу зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретный день прописывается в Правилах трудового распорядка, трудовом (коллективном) договоре (ст. 136 ТК РФ). Например, можно предусмотреть, что при наличии достаточных средств в кассе организации депонированные суммы выплачиваются в день обращения сотрудника.

Депонированную зарплату сотруднику выдавайте по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2) (п. 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В бухучете при выплате депонированной зарплаты сделайте проводку:

Дебет 76-4 Кредит 50
– выплачена сотруднику депонированная зарплата.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 76).

Пример выплаты сотруднику депонированной зарплаты

В ЗАО «Альфа» срок выдачи зарплаты – 3-е число каждого месяца. Этот срок предусмотрен коллективным договором организации. Менеджерам организации зарплата за январь выдана 3 февраля. Деньги на выплату зарплаты были получены из банка в этот же день.

Менеджер организации А.С. Кондратьев не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 200 руб.). Эта сумма была депонирована.

Менеджер вышел на работу 10 февраля и в письменной форме уведомил бухгалтерию о своем намерении получить депонированную зарплату.

В трудовом договоре с сотрудником указано, что депонированная зарплата выдается по письменному заявлению сотрудника в следующие сроки:

либо в день обращения за выплатой – если в кассе организации достаточно средств;
либо в течение трех дней со дня обращения за выплатой – если необходимую сумму нужно получить в банке.

Деньги на выплату депонента бухгалтер получил из банка 12 февраля. В этот же день депонированная зарплата была выплачена сотруднику по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2).

В учете выдача депонированной зарплаты отражена проводкой:

Дебет 76-4 Кредит 50
– 52 200 руб. – выплачена сотруднику депонированная зарплата.

По материалам БСС «Система Главбух»