Письменные рекомендации. Все о том, как написать рекомендательное письмо работнику правильно и грамотно

– рекомендательное письмо . Рассмотрим, что представляет собой этот документ, где и у кого его можно взять, когда его стоит брать, а когда нет, и как рекомендации от предыдущего работодателя могут помочь при трудоустройстве. А также рассмотрим типичный пример (образец) рекомендательного письма.

Рекомендательное письмо – это письменный отзыв о работнике, написанный и заверенный бывшим работодателем после увольнения работника, который используется как преимущество при последующем трудоустройстве в другую организацию.

Этот документ представляет собой перечень положительных профессиональных и личностных качеств сотрудника, его достижений за время работы, других плюсов и сильных сторон. С точки зрения потенциального работодателя, содержание рекомендательного письма психологически дает кандидату на работу больше преимуществ, чем то, что написано у него в , даже если информация схожа. Это логично, ведь одно дело – что человек говорит о себе сам, а другое – что о нем говорят другие. И даже само наличие рекомендательного письма уже однозначно можно рассматривать как преимущество при устройстве на работу.

К слову сказать, в крупных компаниях при приеме на высокие должности рекомендательное письмо вообще является обязательным документом для рассмотрения кандидатуры соискателя.

А вот, чтобы , выпускнику ВУЗа, еще не имеющему опыта, можно заручиться рекомендательным письмом из института, в котором были бы выгодно представлены его личностные качества.

Начнем с того, что заручиться рекомендательным письмом при увольнении можно только в том случае, если увольнение прошло “гладко”, без скандалов и ссор с начальством, а ведь нередко бывает и так. Также нет смысла просить рекомендацию, если вас уволили из-за серьезных нарушений в работе, недовольства вашей работой, несоблюдения рабочей дисциплины и т.п.

Рекомендательное письмо лучше всего просить сразу, непосредственно в момент увольнения, пока между вами и организацией еще есть какие-то взаимные обязательства. Как только вы будете уволены, уже никто никому ничего не будет должен, и вам могут отказать в выдаче рекомендации, хотя бы просто потому, что не захотят тратить время на ее составление.

Однако, в такой ситуации можно пойти на хитрость: предложить работодателю, что вы сами напишете себе рекомендательное письмо от его имени, а он его только подпишет. Подобную практику я наблюдал очень часто, причем, в некоторых случаях работодатели даже сами предлагали именно такой вариант.

В этом случае работник должен знать, как написать рекомендательное письмо. Здесь есть два варианта:

Конечно же, первый вариант кажется более простым, и большинство людей выбирают именно его. В то же время, он имеет один очень существенный недостаток. Представьте себе, что предыдущий кандидат (или кандидаты) на ту вакансию, на которую претендуете вы, тоже скачали тот же образец рекомендательного письма, что и вы, и подставили в него свои данные. Ведь скачивают, как правило, те примеры, которые стоят первыми в поиске. Вы приносите своему потенциальному руководителю рекомендательное письмо, а оно написано теми же словами, что и у предыдущих соискателей. Он это хорошо помнит, ведь ему постоянно приходится читать разные рекомендательные письма. Как отреагирует руководитель? Тото же…

Поэтому лично я склоняюсь к тому, что рекомендательное письмо должно быть составлено либо по образцу, используемому в конкретной организации (у каждой крупной компании есть свои примеры рекомендательных писем, которые они выдают уволившимся сотрудникам), либо написано самостоятельно, без копирования каких-либо имеющихся шаблонов.

Ну и в заключение, рассмотрим пример или образец рекомендательного письма, по которому вы сможете самостоятельно составить его для себя или для своего сотрудника.

1. Заголовок. Ваш документ так и должен называться: “рекомендательное письмо” или “рекомендация”.

2. Обращение. В случае, если рекомендательное письмо адресуется какому-то конкретному работодателю, необходимо обратиться к нему. Справа напишите: “госп. Иванову И.И.” , а текст письма начните словами: “Уважаемый Иван Иванович!” . Если же рекомендация выдается для любых возможных работодателей, этот пункт просто опускаем.

3. Информация о соискателе, его должности, месте и периоде работы. Например: “Госп. Петров Петр Петрович работал в ООО “Радуга” в должности главного с января 2010 по июнь 2015 года” .

4. Обязанности, достижения, успехи, личные и профессиональные навыки. Здесь необходимо указать все то, что может быть важно при рассмотрении кандидата на следующем месте работы. Например: “В должностные обязанности Петрова П.П. входил поиск потенциальных оптовых покупателей и осуществление прямых продаж хлебобулочных изделий, выпускаемых нашей компанией. За период работы им было заключено 150 договоров поставки, в том числе, с такими крупными ритейлерами как ООО “Родник” и ООО “Хлеб”. Во многом благодаря результатам работы Петрова П.П., наша компания смогла увеличить оборот продаж в 7 раз и выйти в ТОП-10 производителей региона. За период работы он проявил себя как инициативный и исполнительный сотрудник, не останавливающийся перед трудностями и работающий на результат” .

Рынок труда, в особенности если речь идёт о некоторых профессиях, часто пресыщен кадрами. Конкуренция существенна, претенденты на получение должности идут на различные действия для получения преимущества, а работодатели требуют соответствия требованиям. Рекомендации с предыдущего места работы часто помогают начальству сделать выбор в пользу кандидата, но они должны быть оформлены должным образом и соответствовать ограничениям.

При приёме на работу многие работодатели требуют от претендентов на должности рекомендации от предыдущего руководства. С точки зрения законодательства подобное требование не обосновано — ни в Трудовом кодекса РФ, ни в иных правовых актах это не установлено, но практика такова.

Хорошее рекомендательное письмо существенно повышает шансы на получение должности, но не всегда. Не все работодатели предъявляют это требование, а некоторые вовсе не рассматривают рекомендации, осуществляя выбор на основании иных факторов.

Рекомендательное письмо — это документ, в котором предыдущий работодатель указывает его рабочие качества, навыки, уровень выполнения обязательств и так далее. Оно может быть составлено непосредственно руководителем фирмы, начальником лица или иным сотрудником, который может дать (например, начальником отдела кадров).

Цель такого документа — характеристика гражданина в качестве сотрудника (может также выдаваться студентам или в период повышения квалификации). Работнику рекомендации нужны для обеспечения возможности получения новой должности, а потенциальному работодателю — для получения предварительной информации о работнике — его личных качествах, профессиональных навыках и так далее.

Специального бланка для рекомендательного письма не существует. Работодатель придерживается общих правил деловых писем, в остальном он вправе действовать так, как посчитает нужным. Рекомендуется, чтобы оформление производилось на фирменном бланке работодателя.

Письмо не должно содержать противоправных моментов, то есть вся информация, приведённая в нём, должна соответствовать правовым нормам.

Работодатель, при составлении письма, выполняет требования:

• Обязателен деловой стиль. Не допускается использование просторечных выражений, научных терминов, если они не необходимы для анализа гражданина, его практических навыков и так далее.
• Обращение к работнику должно быть осуществлено с учётом норм этикета. Например, можно использовать такое обращение, как коллега, сотрудник, а также обращаться на «Вы». Недопустимо обращение в дружеской форме.
• Не рекомендуется использовать художественные выражения, излишние обороты и вводные слова. Текст должен быть максимально простым и лаконичным. Литературные обороты лишь усложнят понимание важной информации, касающейся навыков работника.
• Документ должен подписать руководитель организации или лицо, уполномоченное на совершение подобных действий.
• Если письмо составляет одно лицо, а подписывает другое, оба сотрудника указываются в конечном варианте. На практике требование часто не соблюдается и руководитель просто подписывает документы без изучения, проконтролировать выполнение негласного требования сложно.

В остальном форма свободная. Желательно указать действия, которые выполнял сотрудник, как он с ними справлялся, его навыки общения с коллективом и так далее, то есть те моменты, которые могут пригодиться на его будущей должности.

Любое рекомендательное письмо будет состоять из трёх частей:

1. Реквизиты сторон — как организации, в которой работал конкретный гражданин (или Индивидуального Предпринимателя, на которого работал), так и работника, в отношении которого такое рекомендательное письмо составляется.
2. Описывается компания, её сфера деятельности, должность сотрудника, его прямые обязанности. Указывается, насколько хорошо он с ними справлялся, а также иные дополнительные моменты, которые могут охарактеризовать его как сотрудника и специалиста.
3. Описывается рост сотрудника во время работы, то есть изменение его профессиональных навыков, достижения, награды, премии, прогнозируемая перспектива. Важны впечатления начальника от работы с сотрудником.

В итоге можно указать конкретные личные качества работника, например, написать, что он показал себя как хороший, отзывчивый коллега, который идёт навстречу и легко находит общий язык или на иные его характеристики, которые могут быть важны в последующей профессиональной деятельности.

Рекомендательное письмо может быть более строгим и содержать только профессиональные качества, но более эффективным оно будет, если показать динамику человека, его способность находить общий язык с коллегами, личные данные и так далее. Но при этом основной упор всё равно должен производиться на профессиональные качества и деятельность как специалиста.

Оформление

При заполнении не требуется соблюдение бланков и формуляров. Рекомендательное письмо в принципе не является обязательным, поэтому его форма не была разработана, отсутствует ГОСТ или даже государственные рекомендации.

Оформляется документ на простой бумаге, но лучше будет распечатать его на фирменном бланке организации, если такой имеется. В конце обязательно ставится подпись руководителя или сотрудника, составившего документ. Может быть проставлена печать.

В некоторых случаях предыдущий руководитель оставляется контактные данные, чтобы потенциальный работодатель мог уточнить достоверность предоставленной информации. Однако на практике не все хотят общаться с будущими руководителями предыдущих работников.

Типичные ошибки при составлении документа

Если работодатель решил написать рекомендательное письмо, значит отношения с работником у него сложились, по крайней мере, нормальные. Он не обязан этого делать, но придерживаться определённых негласных правил всё же стоит, чтобы документ реально помог при последующем трудоустройстве.

При составлении писем чаще всего встречаются следующие ошибки:

• Письмо составлено не в деловом стиле, а основано, в большей степени, на личном отношении к сотруднику.
• Документ содержит только профессиональные навыки и не описывает отношения с коллективом и мнение о сотруднике. Несомненно, перечисление личных качеств необязательно, но желательно для составления более полной картины относительно гражданина.
• Документ составляется лицом, которое не имело прямых контактов с сотрудником и не может охарактеризовать его должным образом. Составлять бумагу рекомендуется непосредственному руководителю лица, например, бригадиру, начальнику отдела и так далее.
• Используются размытые формулировки, на основании которых сложно сделать вывод о действительном результате сотрудничества с работником. Например, текст рекомендации большой, но действительно важной информации в нём мало, она не раскрывает важнейшие качества лица, как специалиста в своей области.

Письмо должно быть простым, чётки и понятным, а не пространным и запутывающим. В остальном строгих правил не существует.

Руководитель, составляющий рекомендацию, должен осознавать, что для каждого сотрудника она может отличатся. В зависимости от должности требуются различные навыки, уровень общения с клиентами, с коллегами и так далее. Например, начальнику отдела кадров требуются более развитые навыки по общению с людьми, чем бухгалтеру, который работает, преимущественно, с документами и цифрами, соответственно, в рекомендации нужно сделать упор на действительно важные моменты.

• Уровень освоения необходимой информации, изучения изменений в законодательстве, мобильность в работе. Бухгалтеру требуется быстро реагировать на практическую динамику.
• Способность быстро приспосабливаться к изменениям, которые вводятся регулярно.
• Соблюдение сроков, отсутствие (или малое количество) нарушений.
• Отсутствие критических ошибок, которые повлекли бы за собой серьёзные экономические последствия.

Иные должности обязаны обладать несколько другими навыками. Например, в рекомендательном письме администратора будет полезнее написать:

• Наличие навыков общения с клиентами, а также с коллегами. Это первоначальный навык, при отсутствии которого администратор не может выполнять свои функции.
• Уровень организационной работы, возможности по руководству персоналом, управлению имуществом.
• Обладание иными управленческими и связанных с ними навыками.

Общего шаблона для рекомендательного письма быть не может, так как относительно каждой профессии нужно выделить какие-то свои особенности. Но в интернете полно вариаций, которые можно использовать за основу, меняя конкретное наполнение.

Если работник впоследствии планирует переезжать за границу для ведения там трудовой деятельности, рекомендательное письмо должно соответствовать иным требованиям. Составляется оно точно также — указываются навыки, функции, преимущества гражданина, но зарубежные фирмы могут делать акцент на иных моментах, поэтому стоит заранее уточнить требования.

Ещё один момент — это язык документа. Если организация не может сразу написать рекомендации на языке иностранного государства, то рекомендуется сделать нотариально заверенный перевод. Стоимость будет невысока. Чаще всего принимается англоязычный вариант, даже в странах, где государственным языком является иной.

Рекомендация — это необязательный документ для работодателя и он может вовсе не давать её. Если работник получит бумагу, которая характеризует его не с лучшей стороны, то может просто не использовать её. Конечно, он потеряет конкурентное преимущество, но это лучше, чем иметь рекомендации, характеризующие гражданина как плохого работника.

Работодатель может самостоятельно запросить рекомендации от предыдущего руководителя. В таком случае есть шанс на передачу плохой , особенно если трудовые отношения были расторгнуты «со скандалом». Избежать передачи характеристики не получится, поэтому в данном случае остаётся лишь надеяться на благоразумие предыдущего начальства.

Рекомендательное письмо — это добровольная рекомендация предыдущего работодателя, характеризующая сотрудника как специалиста и члена коллектива. Она затрагивает профессиональные качества лица, его личные данные, способности, прямо и косвенно касающиеся выполнения трудовых функций. Специальной формы такого письма не предусмотрено законодательно, но имеются практически устоявшиеся правила, требующие лаконичности и соблюдения делового стиля.

Получение рекомендации на потенциальных новых сотрудников – справедливое желание работодателей при поиске кандидатов на вакантные должности. Иногда оно прописывается в тексте вакансии в качестве пожелания, и тогда лучше постараться обеспечить ее наличие в числе прочих документов, предоставляемых работодателю. Отказать кандидату по причине ее отсутствия работодатель не может, но найдутся те соискатели, которые выполнят эту просьбу, и их шансы на получение новой должности будут значительно выше.

Рекомендация с места работы – это отзыв, предоставляемая сотруднику работодателем для того, чтобы подтвердить трудовой стаж в организации и описать профессиональные навыки и личностные особенности специалиста, проявленные при выполнении им должностных обязанностей.

Она может предоставляться в устном и письменном виде. В первом случае менеджеры по персоналу самостоятельно обращаются к рекомендателю, задавая ему интересующие вопросы о кандидате. Во втором – значительно сокращается время на получение рекрутером дополнительной информации о соискателе, поскольку она получена в виде рекомендательного письма.

Для работодателя получение рекомендации может быть как чистой формальностью, так и значимым этапом отбора кандидатов. Благодаря ей будущий работодатель делает вывод о благонадежности соискателя и отсутствии конфликтов на предыдущих местах работы, ведь скандалисту или бездельнику вряд ли удастся получить рекомендации, да еще и на официальном бланке с печатью организации. При этом рекрутеры понимают, что при нынешних технических возможностях можно столкнуться с предоставлением качественно выполненной подделки, но это легко проверить одним звонком в компанию.

Для соискателя рекомендательное письмо от работодателя – отличное дополнение к резюме, поскольку это не его личная оценка собственных профессиональных качеств, а мнение тех, кто работал с ним при решении реальных рабочих задач.

Рекомендация-характеристика может составляться разными специалистами предприятия. Но для сотрудника важно, чтобы ее подписал непосредственный руководитель. Чем выше статус рекомендателя, тем больше вес и значимость представленной характеристики. Наибольшую ценность имеют письма за подписью первых лиц организации или генерального директора. Но возможность получить их есть не у всех.

Нелогично выглядят рекомендации на топ-менеджеров, предоставленные равными по статусу коллегами. Также меньший вес будут иметь отзывы, полученные от руководителей, в чьем непосредственном подчинении специалист никогда не находился.

Как писать рекомендательное письмо, чтобы оно было благосклонно принято адресатом? Различают две основных формы писем в зависимости от того, кто именно является объектом для характеристики: либо работник, либо сама организация.

Как правило, документ составляется на бланке предприятия с указанием его реквизитов . Но встречаются отдельные случаи, когда рекомендатель может быть частным лицом. В этом случае бланк как таковой может отсутствовать, и форму подачи информации выбирает сам автор. Чаще всего такой вариант используется, когда необходимо составить протекцию хорошо знакомому человеку.

Рекомендательное письмо (образец приводится ниже) одной организации для другой имеет особенное значение в начале сотрудничества, при отправке коммерческих предложений, для того, чтобы подтвердить качество предоставляемых услуг.

Для характеристики компании может быть использован отзыв обычного покупателя – физического лица. Примером тому служат отзывы на страницах интернет-магазинов, которые оформляются людьми исключительно по своему желанию и в свободной форме, содержат информацию о качестве обслуживания и рекомендации для сотрудничества.

Правила оформления

• использование официального бланка организации;
• указание реквизитов организации;
• наличие подписи с указанием должности, фамилии, имени и отчества рекомендателя.

Чаще всего характеристика-рекомендация составляется без указания конкретной компании , в которую она будет представляться в дальнейшем. Поэтому вместо оформления правой части бланка с указанием реквизитов получателя пишется стандартная фраза «Для представления по месту требования».

Структура письма

Единых требований к структуре предоставляемой рекомендации нет. Каждый работодатель составляет ее по собственному усмотрению, и иногда создает форму рекомендательного письма – образец для структурных подразделений , чтобы облегчить решение задачи по предоставлению характеристики увольняющимся сотрудникам.

В состав документа могут входить следующие разделы:

1. Общая часть с реквизитами предприятия.
2. Вводные сведения о предприятии и подтверждение периода работы сотрудника.
3. Основная часть с характеристикой работника.
4. Заключительная часть с похвалой и комплиментами.
5. Виза предоставляющего сведения.

Что нужно указывать в письме

Основная задача вводной части – подтвердить факт работы специалиста в организации. Для этого можно указать:

• период сотрудничества;
• должность и структурное подразделение, в котором работник трудился;
• данные о непосредственном руководителе;
• информацию о внутренних перемещениях, свидетельствующих о карьерном росте специалиста.

В основной части необходимо предоставить описание качеств специалиста . Что можно включить в характеристику:

1. Ключевые функции должности, на которой работал специалист, или области его ответственности.
2. Результаты, которых он достигал, его эффективность.
3. Профессиональные компетенции, позволявшие добиваться результатов.
4. Личностные свойства, влиявшие на взаимодействие в коллективе, и необходимые для взаимодействия, например, с партнерами компании.
5. При необходимости можно указать причины увольнения специалиста.

При подготовке этой части текста часто возникает вопрос, нужно ли писать о том, какие навыки необходимо сотруднику развивать дальше. Безусловно, это отдается на откуп автору, но важно понимать, что слишком гладкая и «причесанная» характеристика может насторожить своей идеальностью. Если было принято решение отражать не только наилучшие качества работника, то информацию можно преподнести в форме краткого описания возможных перспектив развития , для которых у работника есть все возможности.

В заключительной части необходимо подтвердить готовность рекомендовать специалиста для рассмотрения на вакансии, комплименты по поводу качеств работника. Уместно дополнить этот раздел контактными данными рекомендателя и выразить готовность в случае необходимости дать устные пояснения и дополнения.

Для того чтобы упростить задачу подготовки рекомендаций, приведем примеры рекомендательных писем для сотрудника с прежнего места работы (образец) и для компании.

Иван Аркадьевич Смирнов работал в ООО «Коммерс-центр» в должности менеджера по работе с ключевыми клиентами в Отделе продаж под руководством начальника отдела продаж Гурьяновой Натальи Ивановны с 10.02.2015 по 22.01.2017. Придя в компанию на должность менеджера по продажам, через год он был переведен на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами.

Иван Аркадьевич выполнял задачи сопровождения ключевых клиентов компании. Создавал коммерческие предложения, проводил презентации и переговоры с руководителями отделов продаж компаний-клиентов, готовил предложения по расширению ассортимента, отвечал за своевременность и качество отгрузок, успешно решал вопросы, связанные с дебиторской задолженностью партнеров. За время работы им регулярно выполнялись планы продаж.

Иван является лидером в коллективе, имеет спокойный и неконфликтный характер, умеет оказывать поддержку коллегам.

Специалист уволился из компании по собственному желанию в связи с переездом на новое место жительства.

Рекомендую Ивана Аркадьевича для рассмотрения на должности менеджера или ведущего специалиста по работе с ключевыми клиентами. Уверена, что он сможет внести свой вклад в развитие бизнеса компании, в которую будет принят на работу. В случае необходимости готова предоставить дополнительную информацию по тел. +7 (ххх) ххх-хх-хх или отвечу на обращение по электронной почте: [email protected].

Начальник отдела продаж ООО «Коммерс-центр» Гурьянова Н.И.

ООО «Бизнес» работает с ООО «Консалт» с 2011 г. За время сотрудничества совместно с компанией было выполнено 12 проектов в области описания бизнес-процессов нашей компании, разработки положений и регламентов по процессам, оценки квалификации персонала нашей компании.

ООО «Консалт» – профессиональная команда консультантов, способных решать сложные задачи в сроки, оговоренные контрактом. Благодаря выполненным проектам, наша организация смогла внести изменения в свои рабочие процессы, что позволило увеличить эффективность бизнеса, изменить мотивацию персонала, создать кадровый резерв компании.

Генеральный директор ООО «Бизнес» Куликов Илья Михайлович

Кандидаты не всегда могут предоставить письменные рекомендации, и поэтому указывают контактные данные рекомендателей для предоставления устного отзыва. Однако бывают случаи, когда компании отказываются передавать информацию по телефону, и менеджеру по персоналу приходится направлять официальный запрос на получение данных.

Для того чтобы это сделать, необходимо уточнить электронный адрес сотрудника, который мог бы охарактеризовать кандидата, и направить письменный запрос. Допустимо его отправлять, воспользовавшись факсимильной связью.

При письменном обращении необходимо указать:

• цель обращения;
• название вакансии, на которую рассматривается соискатель;
• круг вопросов, на которые необходимо получить ответы;
• слова благодарности за потраченное время на предоставление информации;
• контактные данные для отправки ответа по запросу.

Важно! Не стоит игнорировать полученный запрос, правила делового этикета предписывают работодателям составить письменный отзыв для сотрудника, который перешел на новое место работы, и направить его в ответ на полученное обращение.

Подготовка рекомендательных писем требует определенной подготовки, но не является слишком сложной задачей. Главное – определиться, какую информацию необходимо отразить в документе, и помнить о том, что предоставленная характеристика поможет сотруднику трудоустроиться, продолжить свое профессиональное развитие и реализовать амбиции.