Как правильно позвонить соискателю и провести телефонное собеседование. Структура телефонного звонка при назначении собеседования

Обслуживание по телефону Немалая часть контактов с клиентами происходит по телефону. Во многих компаниях установлены автоматические системы – клиенту отвечает автоответчик. Недостаток таких систем в том, что клиент не может обсудить свою проблему. Поэтому лучше, если

Собеседование по телефону, как правило, является этапом предварительного отбора на пути к очному собеседованию и получению заветной должности. Так же как и по одежде, по итогам телефонного собеседования у работодателя складывается первичное впечатление о соискателе, а именно оно, как известно, играет большую роль в принятии решения о найме. Поэтому, если вы действительно хотите найти работу, обязательно разберитесь во всех тонкостях и нюансах беседы по телефону.

Особенности собеседования по телефону

“Зачем вообще нужно устное собеседование?” - спросите вы. и будете абсолютно правы, ведь для понимания того, как надо себя вести, необходимо понимание сути самого процесса. Собеседование по телефону - это второй этап отбора после рассмотрения резюме всех кандидатов. Он позволяет сэкономить время как соискателю, так и работодателю, ведь какие-то важные моменты можно выяснить уже во время заочной беседы.

Формат у телефонного собеседования бывает разный: с некоторыми кадровиками вы заранее договариваетесь о времени разговора, а некоторые застают вас врасплох, предлагая прямо сейчас ответить на несколько вопросов. Не забывайте о том, что вы всегда можете попросить перенести вашу беседу из-за занятости в настоящий момент и пару раз вдохнуть-выдохнуть, повесив трубку. Такие внезапные звонки часто делаются с одной единственной целью - застать вас врасплох и услышать исключительно правдивые ответы. Но вы же не можете быть вечно свободны!

Еще одной немаловажной особенностью является и то, что во время телефонного собеседования вашему разговору могут препятствовать различные посторонние шумы и помехи, ведь звонок рекрутера может застать вас в любой момент. Именно поэтому умение вежливо отказать и перенести беседу необходимо любому человеку, пытающемуся найти свою нишу на рынке труда.

Собеседование, проводимое по телефону, как правило весьма ограничено во времени. Оно редко занимает больше пятнадцати-двадцати минут, а иногда и того меньше. Поэтому для вас, как для соискателя, будет очень важным найти баланс между краткостью и информативностью, объективно рассказывая лишь о самом важном и ценном для работодателя.

Разумеется, любой трезвомыслящий работодатель понимает, что дать всестороннюю и объективную оценку ваших деловых качеств во время беседы по телефону не получится. Но пренебрегать этим этапом с мыслью “он меня все равно не видит” не стоит: телефонное собеседование способно дать рекрутеру дополнительные к данным из резюме сведения о кандидате, такие как мотивация, коммуникативные навыки, зарплатные ожидания и многое другое. Если какой-то из этих моментов будет кардинально идти вразрез с представлениями работодателя о будущем работнике, то, скорее всего, вам дадут «от ворот поворот».

В случае удаленного подбора персонала собеседование, проводимое по телефону, вообще является единственно возможным средством. Работа через интернет, фри-лансинг - трудоустройство в этой сфере обходится без очных встреч. Правда, в наш век высоких технологий телефонное собеседование проводится через Skype и по сути является эквивалентом обычному. Но такими особенностями, как возможность использования “шпаргалок” или домашняя обстановка, бывает грех не воспользоваться!

Если позвонили вы…

В некоторых ситуациях именно вы звоните тому, кто проводит собеседование. Как правило, это происходит в тех случаях, когда размещено объявление о вакансии и указан контактный телефон для связи. В этой ситуации на вашей стороне есть очевидное преимущество - вы можете спокойно подготовиться к беседе и провести ее на высоте.

Для того чтобы разговор прошел удачно, перво-наперво следует настроить себя на деловой лад. Именно поэтому звонки из ванной или из постели недопустимы - вы будете слишком расслабленны, а попытки смешивать рабочее и личное пространство вообще ни к чему хорошему не ведут. Лучше присядьте за свое рабочее место, у вас должны быть наготове блокнот, ручка или компьютер - на случай, если понадобится срочно что-то записать или посмотреть. Объявлению о вакансии и резюме тоже лучше находиться у вас перед глазами - вдруг потребуется на какой-нибудь вопрос ответить?

Внимательно изучив предложение, подготовьте перечень вопросов, которые вы бы хотели задать работодателю. Попросите родных вас не беспокоить и сами не отвлекайтесь на телевизор или посиделки в социальных сетях. В процессе разговора делайте пометки о ключевых моментах данной работы. Если вам предстоит общение с несколькими организациями, то лучше всего в результате каждой беседы обобщать и структурировать полученную информацию, ведь то, что сейчас кажется запоминающимся и простым, впоследствии может забыться. Так что старайтесь записывать все самые важные детали: название вакансии, контактное лицо, предполагаемые обязанности и условия работы.

Перед тем как звонить по поводу заинтересовавшей вас вакансии, постарайтесь понять, какого работника хотел бы видеть работодатель. Найдите слова, которые помогут вам объяснить, чем хороши именно ваши опыт и деловые качества, почему именно вас стоит взять на работу. Помимо непосредственной заинтересованности в вакансии, вы также продемонстрируете навыки самопрезентации и убеждения.

В начале разговора обязательно представьтесь, назовите интересующую вас вакансию и сформулируйте цель звонка. Рассказ о себе лучше выстроить в соответствии со структурой типичного резюме: биографические данные, образование, профессиональный опыт, деловые и личностные качества, дополнительные навыки. Помните о том, что говорить надо спокойно, уверенно и доброжелательно.

Типичные ошибки

Есть целый ряд ошибок, которые склонны допускать соискатели про проведении телефонного собеседования. Они очень часто бывают связаны с личностными особенностями соискателя или с обычным незнанием специфики мышления рекрутера. А ведь именно ошибки наиболее красноречиво рассказывают о наших недостатках. Итак, каков перечень наиболее распространенных ошибок при телефонном собеседовании?

1. Отсутствие проявлений заинтересованности

   Мотивация - это один из главных параметров, который оценивается работодателем при телефонном разговоре с соискателем. И если вы будете говорить тусклым и вялым голосом, а предложение задавать вопросы вызовет у вас лишь ступор, то велика вероятность, что до очной встречи вы просто не дойдете - работодателю покажется, что вы совсем не заинтересованы в вакансии.

2. Слишком быстрый или слишком медленный темп речи

   Конечно, на нашей манере говорить так или иначе отражаются особенности темперамента и характера, однако учитывать собеседника также необходимо. Согласитесь, никому не захочется разговаривать ни с пулеметом, ни с лениво мычащей коровой - все эти особенности подсознательно трактуются нашим мозгом как показатель психического неблагополучия. Именно поэтому контроль над собственным темпом речи будет вам необходим.

3. Чрезмерно официальный голос

   Да-да, как ни странно, но излишняя строгость и “накрахмаленность” голоса могут с такой же вероятностью оттолкнуть рекрутера, как и расхлябанность вперемешку с аморфностью. Это связано с тем, что чересчур официальный голос создает ощущение неестественности и неискренности, что может вызвать ненужные подозрения у человека, проводящего телефонное собеседование.

4. УсталостьЕще одна типичная ошибка начинающего соискателя. Наверняка, вы обзваниваете сразу же несколько организаций, разместивших свои объявления о вакансиях. Где-то вам откажут, где-то нагрубят, где-то проигнорируют - и вот ваш голос впитал в себя все те негативные эмоции, заряд которых вы получили незадолго до собеседования по телефону. Да и усталость имеет свойство окрашивать ваш голос в самые непрезентабельные тона: обиду, чрезмерную почтительность или интонацию заезженной пластинки. Как вы думаете, такой человек заинтересует потенциального работодателя?
5. Неподготовленность к собеседованию

   Безусловно, бывают такие ситуации, когда рекрутер перезванивает неожиданно для вас и хочет поговорить прямо сейчас. Однако и к этому можно подготовиться, например, перед звонков в организацию изучить всю информацию о ней или попросить рекрутера перезвонить через пять минут. В конце концов, вам может понадобится элементарное время чтобы настроиться на деловой разговор и вспомнить, почему вы самый лучший кандидат на вакантную должность.

6. Непунктуальность

   О том, что опаздывать запрещено, в том числе и на разговор по телефону, знает даже тот, кто работу никогда не искал. Но почему-то большинство наших сограждан с завидным упорством продолжают опаздывать, причем не на допустимые по этикету пятнадцать минут, а на час, два, три или даже целый день. Самое смешное, что оправдания непунктуальности зачастую оказываются еще более безумными, чем само опоздание. Например, сотрудница не отвечает на звонки рекрутера в течение двух часов, а потом оправдывает это тем, что она спит одна, и никто не может ее разбудить. И смех, и грех!

7. Неправильный подход к поиску работы

   Есть две наиболее распространенные проигрышные позиции, которые занимают многие соискатели во время собеседования по телефону. Они называются “проситель” и “сокровище”. Позиция “просителя” отличается робостью, заискиванием, мягкостью и подчинением. С таким человеком ни у кого не возникает желания общаться, особенно у работодателя. Вторая позиция характеризуется царственностью, снисходительностью и снобизмом - ваш голос будто бы говорит рекрутеру: “Эй, ты должен радоваться, что по твоему телефону перезвонило настоящее сокровище!”. Обе крайности связаны с установкой, глубоко сидящей внутри нас: искать или просить о работе - стыдно! Хотя, по сути, это глубоко абсурдное утверждение - вам же не стыдно, когда вы ищете подходящую квартиру?

Таков типичный список ошибок, совершаемых соискателями при проведении телефонных собеседований. Разумеется, он может быть расширен и дополнен не менее красочными примерами. Рекрутеры подчас рассказывают такое, от чего волосы встают дыбом, а в голове остается только один вопрос: “И это вменяемые люди?”. К сожалению, для некоторых соискателей собеседование становится таким грандиозным стрессом, что они просто “ломаются” и совершают идиотские ошибки. Не примыкайте к их числу, а заранее подготовьтесь к возможным “неприятным” сюрпризам, и вы сможете пройти любое испытание.

Секреты успеха

Скоро начнется ваша телефонная «встреча», а вы не знаете, как с блеском пройти через это испытание? Спокойствие и только спокойствие! Постарайтесь избавиться от установки, что собеседование - это жутчайший стресс. Да, это в некотором роде экзамен, но не только для вас, но и для работодателя, ведь вы тоже проверяете вакансию на соответствие вашим требованиям. И не забывайте о том, что нормальные рекрутеры на этапе телефонного собеседования отказывают лишь совсем неподходящим кандидатам. Так что для успешного завершения этого этапа профессионального отбора вам достаточно лишь взять себя в руки, а о том, как это сделать, мы вам расскажем.

При общении с потенциальным работодателем (или рекрутером) очень важны особенности вашего поведения: темп речи, интонации, выбор слов и т.д. … По ним собеседник, скорее всего, попытается составить ваш личностный портрет. Поэтому очень важно следить за манерой общения: используйте только спокойный и доброжелательный тон. В начале разговора узнайте, с кем вы говорите, и произносите имя собеседника правильно.

Несколько слов о манере говорить. Несмотря на то, что собеседник вас не видит, язык тела играет важную роль в том, как пройдет ваше общение. Поэтому улыбайтесь - улыбка всегда отражается на голосе. И не делайте ничего, что вы не стали бы делать с глазу на глаз: курить, закидывать ноги на стол, есть или пить. Ни в коем случае не перебивайте собеседника и не пытайтесь закончить за него его фразы, каким бы важным ни было то, что вы хотите сказать - обычно это вызывает лишь раздражение. Будьте приветливой и доброжелательной - работодатели очень сильно не любят людей, которых вечно все не устраивает (хотя, кто их любит?). Не повышайте голос и не показывайте разочарования - лучше потом спокойно все обдумайте.

Вас наверняка интересуют вопросы, которые вам будет задавать рекрутер - многие соискателя воображают, что они будут очень глубокими и заковыристыми, а также направленными на изучение всей подноготной потенциального работника. Расслабьтесь, все не так плохо! Конечно, некоторые рекрутеры бывают очень въедливыми, но их не так много, и, как правило, это начинает проявляться лишь при очной встрече. Большая часть вопросов, задаваемых кандидату, сводится к биографическим фактам. Не тратьте время понапрасну и отвечайте лишь по делу, а о постоянном бормотании типа: “Мой опыт вам подходит?” или “Я вас устраиваю?” лучше вообще забыть.

Многие люди боятся пауз в разговоре, но смеем вас уверить в том, что вы можете использовать их с пользой для себя. Если наступил момент молчания, расскажите о том, как вам нравится компания потенциального работодателя, какими уникальными качествами и навыками обладаете именно вы или просто уточните некоторые подробности о вакансии. Старайтесь узнать как можно больше, ведь лучше узнать заранее о деталях, которые могут перечеркнуть ваше желание работать в данной организации.

Естественно, что вы хотите произвести на работодателя благоприятное впечатление. А раз так, то при разговоре с ним вам лучше отталкиваться от потребностей и желаний того, кто будет проводить собеседование, а не от ваших. Поэтому, в тот момент, когда вам предложили задавать вопросы, первым делом поинтересуйтесь вашими потенциальными должностными обязанностями и требованиями к работе в данной организации. В том случае, если вам кажется, что должностная инструкция не соответствует вакансии, не спешите прощаться и выражать рекрутеру свое “фи”, а лучше обдумайте все в спокойной обстановке. Быть может, на первое место выйдут какие-то другие факторы - зарплата, карьерный рост или условия работы.

Некоторые собеседования вообще состоят исключительно из вопросов, задаваемых соискателем, и в этом нет ничего удивительного, ведь по тому, что интересует человека, можно неплохо узнать его характер и профессиональные устремления. Благоприятное впечатление оставляют те, кто интересуются особенностями работы, которую предстоит выполнять на новой должности: каковы основные задачи, имеются ли инструменты, необходимые для их выполнения.

А вот начинать свои расспросы с размеров заработной платы не стоит - так вы предстанете человеком, которого не интересует ничто, кроме денег. Хотя игнорировать этот вопрос также не стоит - человека, который не интересуется вознаграждением за свой труд, скорее всего, не имеет профессиональной ценности. Нелишним будет также узнать подробности об организации, предлагающей вам работу, особенно если вас интересует что-то конкретное. И, кстати, не стесняйтесь переспрашивать, ведь если вы не поймете или не услышите что-то важное, то перезванивать потом с вопросами будет вдвойне глупо и неловко.

Таковы основные хитрости и нюансы проведения телефонного собеседования. Помните о том, что поиск работы - это сложный процесс, на каждом этапе которого вас могут поджидать различные неожиданности, и подготовиться к ним ко всем просто невозможно. Поэтому главное - это сохранять спокойствие и достоинство. В конце концов, для хорошего работника нет и не может быть непреодолимых преград. И даже если собеседник вас не видит, вы все равно сможете произвести на него благоприятное впечатление и пройти собеседование - если захотите.

Обсуждение 0

Похожие материалы

Добрый день, дорогой друг!

В период поиска работы мы, конечно же, — ждем звонков.
Иногда пишут на почту, но это бывает реже. В последнее время часто просят перезвонить самим. Оно и немудрено, ибо рыночная коньюнктура в пользу работодателя.

Так или иначе, обычно первый контакт – собеседование по телефону. Вопросы и ответы чуть позже, вначале несколько важных моментов.

• Единственный инструмент коммуникации при разговоре по телефону — голос. Рекомендую во время разговора слегка улыбаться кончиками губ. Именно так, а не во весь рот. Улыбка кончиками губ придает голосу позитивный эмоциональный заряд. Подробнее об управлении голосом я напишу отдельную статью.
• Разговор, как правило, — незапланированный. Если вам неудобно разговаривать, извинитесь и предложите другое время, которое будет вам удобно. Перезвоните сами.
• Во время разговора могут быть помехи — плохая связь, шум транспорта и т.д. В этом случае разговор также следует отложить, иначе он получиться скомканным. Вы и ваш партнер можете пропустить или не услышать важную информацию.
• Телефонное интервью обычно короче и носит более поверхностный характер, нежели очное. С другой стороны — более динамичное. Рекомендую перед собой держать распечатанное . На тот случай, если вас вдруг «заклинит». Длинные паузы в телефонном разговоре нежелательны.

2. Цель собеседования с соискателем по телефону со стороны рекрутера

1. Выяснить вашу реальную заинтересованность в вакансии.
2. Убедиться, что вы обладаете даром речи. Это не шутка. Будучи рекрутером, я имел дело с кандидатами, которых этот дар божий практически обошел стороной. Так что, не отвечайте в таком духе: «Я же указал это в резюме…». Мол, что вам непонятно? Рекрутер может решить, что в таком же стиле вы будете общаться и на работе.
3. Прояснить какие-то конкретные вопросы. Обычно фильтрующего свойства. Например: ваши ожидания по зарплате, с предыдущей работы, удаленность вашего проживания. Иногда вопрос касается вашего опыта и навыков, критически важных для работодателя.

Иногда телефонное интервью частично заменяет очное, если компания находится в другом городе или даже стране. И для очного собеседования нужен более серьезный повод, чтобы не ездить понапрасну.

3. Ваши цели

1. Показать вашу заинтересованность. Для начала, продемонстрируйте, что вы понимаете, из какой компании вам звонят. Если конечно вы направляли туда резюме. Старайтесь запоминать компании, в которые направляете резюме.
2. Четко ответить на вопросы. Как отвечать на вопросы на собеседовании – отдельная тема и в этой статье ее касаться не будем. В этом смысле телефонное собеседование не отличается от очного. Основные принципы: доброжелательность, уверенность, простота и ясность речи. При телефонном собеседовании редко задают сложные вопросы и больших затруднений у вас не должно возникнуть.
3. Правильно задать вопросы. Прояснить для себя, подходит ли вам компания.
4. Если ответ на предыдущий пункт положительный – договориться об очной встрече.

4. Что нужно выяснить, что говорить

1. Где находится компания территориально, если это для вас критично (хотя это желательно
   смотреть еще тогда, когда направляем резюме).
2. Насколько белая компания? Заключается ли трудовой договор при приеме на работу? Белая зарплата или серая. Обычно, если все процедуры соответствуют трудовому кодексу –сразу говорят. Это конкурентное преимущество работодателя и компании этим гордятся.
3. Соотношение фиксированной и переменной части зарплаты. За что выплачивается переменная часть, как оценивается работа, по каким критериям.
4. Поинтересуйтесь, рассмотрели ваше резюме в подразделении или нет . Здесь схема может быть разной. Иногда предварительно показывают непосредственному руководителю и потом звонят, иногда нет. Для вас, конечно, лучше, — чтобы ваша кандидатура была предварительно одобрена тем, кто принимает решение. Может получиться так – вы прошли собеседование с рекрутером, а ваше резюме руководителю не понравилось. К сожалению, повлиять на процедуру вы вряд ли сможете, но можете аккуратно попросить рекрутера показать резюме непосредственному руководителю.
5. Сколько будет собеседований и с кем. В каком формате (тесты, кейсы, тип интервью или просто беседа). В один день или в разные. Это определит глубину вашей подготовки, поскольку собеседования с рекрутером и с руководителем отличаются по своей значимости.
6. Задайте вопросы которые важны лично вам. Не стесняйтесь! Вы игрок, а не зритель. Будьте проактивны с самого начала. Но знайте меру. Слишком много вопросов пока задавать не стоит, чтобы не прослыть занудой. Когда пригласят — тогда и поспрашиваем и поотвечаем.
7. Обязательно обращайтесь по имени. Или по имени -отчеству, в зависимости от того, как человек представился. Имя это условный рефлекс, поддерживающий внимание собеседника. Кроме того, обращение по имени приятно большинству людей и задает позитивный тон разговору.

Возможно, все вопросы вы не успеете задать. Заранее определите, какие из них важнее и начните с них. В заключение не забудьте поблагодарить за беседу и обязательно проговорите достигнутые договоренности, если таковые имеются.

5. Ничего не забыть

Здесь самое время сказать, что может занять много времени и не один десяток собеседований. Это означает, что он нуждается в управлении и контроле.

У меня бывало первое время, что забывал что-либо спросить во время телефонного разговора или вопрос рекрутера был неожиданным. Начинаешь думать, мемекать. Тормозишь, короче. Для того, чтобы этого не было, нужно изначально на берегу определиться:

• С критериями выбора компаний
• Подготовить вопросы рекрутеру
• Подготовить ответы на стандартные вопросы
• Вести учет контактов

Мы же специалисты и знаем, что планирование и контроль – важные обязательные функции управления)

6. Заключение

Успешно пройти телефонное собеседование проще, чем очное. Побольше позитива, уверенности и все получиться. И не забудьте про улыбку кончиками губ)

Пока сильно не напрягайтесь. Вы только пообщались по телефону. Собеседование - многоэтапный процесс и это только первый шаг.

Если продолжения не последует, не переживайте. Это лучше, чем сойти с дистанции у самого финиша . И не факт, что это именно та работа, к которой вы стремитесь. Даже, если сегодня вы считаете это лучшим из вариантов.

На сегодня позвольте откланяться. Если вы находите статью полезной — поделитесь с друзьями. Кнопки чуть ниже.

Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи к себе на почту.

Удачного вам дня и хорошего настроения!